Haal meer uit functioneel beheer

Neem een fictief bedrijf, maar op basis van daadwerkelijke bedrijfssituaties. Een bedrijf in de nutssector, Util. Fictief maar met echte uitdagingen.

Util heeft aansluitingen naar huishoudens in beheer, waarbij het heel nauw luistert waar die aansluiting precies de woning binnen gaat en waar hij op de centrale leidingen aansluit. Verkeerde registratie kan voor een hoop onnodig graafwerk (en dus kosten) zorgen maar kan bovendien ook aanzienlijke schade opleveren. Deze informatie is cruciaal voor Util, maar privé wat de bewoners van de panden betreft, dus privacy regels moeten strikt nageleefd worden.

Utils beleid is erop gericht een excellente dienstverlener te zijn. Om daarop te kunnen sturen is passende informatievoorziening nodig, maar daar wringt de schoen. En niet zo’n beetje.

De aansluitingen info staat in een geografisch informatiesysteem dat op verouderde technologie draait die niet makkelijk benaderbaar is buiten de muren van het kantoor van Util. De planningsgegevens van de onderhoudsdiensten zitten in een onderhoudspakket. De klantinformatie zit in een CRM systeem, de contracten in een apart contracten pakket. En natuurlijk gebruikt Util een financieel pakket, van waaruit de facturatie plaats vindt, wat om foutloze koppelingen tussen de systemen vraagt. Sommige applicaties zijn zelf geschreven, andere zijn gekochte pakketten, waaraan vaak toch weer specifieke aanpassingen voor Util zijn bijgebouwd. Util heeft nog een eigen rekencentrum, maar de meeste systemen die nog door de eigen beheerders van Util onderhouden worden, staan in een extern rekencentrum waar Util infra diensten van afneemt. Intussen neemt Util veel kantoorapplicaties al af als SaaS dienst.

Naast de eisen die de maatschappij aan Util stelt zorgen regelgeving van de overheid, plannen van verschillende afdelingsmanagers, ontwikkelingen bij het rekencentrum, updates van de SaaS leveranciers en aankondigingen van nieuwe releases door pakketleveranciers ervoor, dat de IT afdeling alle kanten uit wordt getrokken zonder te weten hoe ze hun kwaliteit van dienstverlening kunnen handhaven. En dat begint ermee dat niet helder is gedefinieerd hoe bedrijfsdoelstellingen worden vertaald naar afdelingsdoelstellingen en op welke manier de informatievoorziening dat moet ondersteunen.

Deze problematiek is oplosbaar. Wat ontbreekt bij Util is goed ingericht en effectief opererend Functioneel Beheer. Niet dat er niemand rondloopt met een titel die lijkt op functioneel beheerder, maar dat is dan óf een key-user binnen een specifieke afdeling of een technisch beheerder die aanpassingen in de eigen gebouwde software kan doen.

Functioneel Beheer (FB) is de dienst die als olie in de machine bewaakt dat de beleidsdoelen van de organisatie effectief worden ondersteund door de juiste informatievoorziening. FB werkt naar behoren als het de lange termijn doelen van Util kent, de daarbij behorende informatiebehoeften van de diverse afdelingen in kaart heeft, continu afstemt met de key-users van elke afdeling om zowel huidig functioneren als toekomstige behoeften van IT te bewaken, de inhoud van de leverancierscontracten en SLA’s bewaakt en up to date houdt in relatie tot die behoeften, het geheel afzet tegen de vigerende overheidsregels m.b.t. privacy en dergelijke, zorgt voor de juiste opleidingen voor en training van eindgebruikers in het omgaan met de IT-middelen, enzovoorts enzovoorts. 

Functioneel Beheer kan op deze manier overkomen als het schaap met de vijf poten, maar dat is het niet. Het is een multidisciplinaire dienst waar een breed scala aan competenties van wordt gevraagd, wat automatisch inhoudt dat het een mengeling van functionarissen met zo breed mogelijke vaardigheden moet zijn die deze dienst invullen, zodat ze elkaar zowel aanvullen als overlappen qua competenties.

Wie weet zouden we allemaal eens wat dieper in het onderwerp Functioneel Beheer moeten duiken om te zien op welke manier het onze eigen organisaties stappen vooruit zou kunnen helpen in het effectief inzetten en benutten van onze informatievoorziening.

Meer weten over het toepassen van functioneel beheer?

Schrijf je in voor het gratis webinar op vrijdag 5 februari!

De Functioneel Beheerder wordt steeds meer de spin in het web. Hoe u daar concreet invulling aan kunt geven, leert u tijdens dit gratis webinar.

Henjo Ummelen (Directeur De Zuit) en Robert Borkes (Kennismanager) nemen u mee in deze wondere wereld. Die na het volgen van dit webinar ook voor u open zal gaan!